Het Ministerie van Binnenlandse Zaken is overeenkomstig haar taakstelling (S.B. 1991 no. 38, artikel 7) verantwoordelijk voor de zorg van het archiefwezen in Suriname, het een en ander in overleg met het Ministerie van Onderwijs & Volksontwikkeling. Het Nationaal Archief Suriname (NAS) is belast met de uitvoering van dit beleid. (Archiefwet S.B. 2006, no. 28)
Het archiefbeleid is tweeledig. Het richt zich op behoud van archieven als deel van het nationaal cultureel historisch erfgoed dat van eminent belang is voor de bevordering van het historisch besef en de vorming van een nationale identiteit. Daarnaast richt het zich op effectief en efficiënt beheer van de (digitale) informatiebeheer van de overheid als een van de hoekstenen van een verantwoord en transparant beleid van de overheid.
Informatiebeheer is de inrichting en uitvoering van processen rond informatie: het opslaan, het bewaren en beheren, het ontsluiten of (actief) leveren, en waar nodig, het overdragen, verplaatsen, verwijderen of vernietigen van informatie. Door standaardisatie kan moeiteloze uitwisseling van informatie tussen overheidsorganisaties tot stand kan komen.
Taken
Het Nationaal Archief heeft volgens de Archiefwet (S.B. 2006 no. 28, art 41) onder andere de volgende taken:
1. Het op doelmatige en doeltreffende wijze toezicht houden op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden;
2. Het dienen van advies en verlenen van bijstand aan overheidsoragnen met betrekking tot het beheer van archiefbescheiden;
3. Het overnemen van de in artikel 31 en 32 bedoelde archiefbescheiden;
4. Het ordenen, beschrijven en anderszins ontsluiten van de in het Nationaal Archief berustende archiefbescheiden;
5. Het raadplegen, gebruiken, reproduceren, bewerken en ter beschikkingstellen van de in het Nationaal Archief berustende archiefbescheiden;
6. Het bevorderen van het gebruik van archiefbescheiden, met bijzondere aandacht voor jongeren, door middel van publicaties, lezingen, tentoonstellingen en andere middelen;
7. Het bevorderen van de professionele samenwerking met andere instellingen, zowel in als buiten Suriname, in de hiervoor bedoelde aangelegenheden;
8. Het verwerven van zich in het buitenland bevindende documenten, hetzij kopie, die van betekenis zijn voor het cultureel historisch erfgoed van Suriname.
Het NAS manifesteert zich bij de verwezenlijking van zijn doelstellingen als een naar buiten gerichte organisatie, flexibel en inspelend op veranderende maatschappelijke ontwikkelingen. Het is resultaatgericht: zijn werkzaamheden verlopen volgens een vooraf geformuleerde en goedgekeurde planning en een verslaggeving achteraf; het een en ander zoals bepaald in de Archiefwet. Meer nog dan in het verleden zal het NAS zijn doelgroep uitstrekken tot alle lagen van de bevolking. Daarnaast onderhoudt het NAS contact met andere cultuur erfgoedinstellingen over de onderlinge afstemming van elkaars activiteiten.
Aan het hoofd van het NAS staat een nationale archivaris die tevens directeur is. Deze wordt ondersteund door een onderhoofd. Naast deze twee leidinggevenden zijn er nog vier afdelingshoofden te weten:
- Bedrijfsvoering
- Relatiebeheer
- Materieelbeheer
- Publieksdiensten
De secties Onderzoek en Automatisering ressorteren rechtstreeks onder de Nationale Archivaris.
Afdeling Bedrijfsvoering
Deze afdeling werkt ondersteunend toe naar de overige afdelingen van het NAS.
De afdeling bestaat uit de volgende secties:
- Administratie
- Algemeen Huishoudelijke Dienst
Afdeling Relatiebeheer
Deze afdeling houdt toezicht op de naleving van de regelgeving over het beheer en de zorg van archieven bij de overheidsorganen. Onder deze afdeling vallen de secties:
Afdeling Materieelbeheer
De afdeling Materieel beheer draagt zorg voor het treffen van maatregelen op het gebied van conservering en restauratie van archieven en is tevens belast met de opname en verwerking van archieven. De afdeling bestaat uit de secties:
- Conservering en Restauratie
- Microverfiming en Digitalisering
- Film- Video en Audio
- Opname en verwerking
Afdeling Publieksdiensten
Deze afdeling is belast met het toegankelijk maken en beschikbaar stellen van de archieven en bibliotheekcollectie ten behoeve van het publiek. Het stimuleren van het gebruik van archieven middels educatieve- en voorlichtingsactiviteiten is ook een kerntaak van de afdeling. Deze afdeling bestaat uit de secties:
Naast de archieven heeft het NAS ook een interne bibliotheek. De boeken worden niet uitgeleend, maar zijn in de studiezaal te raadplegen door bezoekers.