De term citizen archivists begint langzaam maar zeker steeds meer vorm aan te nemen bij archiefinstellingen. Het gaat erom dat archieven niet langer alleen door archivarissen worden bewerkt en beschreven, maar hierbij geassisteerd worden door het publiek. In november 2020 is het project VJVS gelanceerd, waarbij toen tientallen vrijwilligers zich hebben opgegeven om via het softwareprogramma Transkribus het archief van het commissariaat van de Inlandse bevolking te transcriberen en redigeren.
Het ging in eerste instantie om een pilot fase voor het transcriptieproject. Voor deze pilot zijn twee inventaris nummers geselecteerd namelijk nummer 7 ingekomen correspondentie bij het commissariaat en ook inventaris nummer 39. Dit is een brievenboek waarin de concepten van de antwoorden op de ingekomen brieven zijn gebundeld. De scans van beide inventarisnummers zijn automatisch getranscribeerd. Deze handschriften zijn na het transcriberen omgezet in getypte tekst met als voordeel dat de eens slecht leesbare teksten nu leesbaar en 100% doorzoekbaar zijn. Behalve op naam, datum of plaats kan op elk ander voorkomend woord in het document gezocht worden. Het resultaat na transcriptie van de archiefstukken is dat de interessante verhalen/informatie die in de archieven is, nu beter leesbaar en dus toegankelijker wordt voor gebruikers. De informatie kan gebruikt worden om de geschiedenis te herschrijven maar ook om relaties te leggen met andere databases.
Tijdens de presentatie van de resultaten van dit project gaf historica Martina Amoksi aan dat het transcriberen van het archief van het commissariaat voor de Inlandse bevolking van toegevoegde waarde is voor onderzoekers. Vooral voor onderzoekers die belangstelling hebben in de Marrons en de Inheemsen. Enkele interessante stukken die reeds getranscribeerd zijn gaan over spullen/ ‘geschenken’ die bezorgd zijn voor diverse dorpen in het binnenland. Registers van tot slaafgemaakten die eigendom waren van de staat. Maar ook brieven van diverse posthouders die klachten, verzoeken hadden omtrent de bewoners in het gebied waar zij waren aangewezen. Dit maakt het mogelijk een beeld te krijgen over de leefomstandigheden in het binnenland van Suriname anno 1838.
Het project is begonnen met twee groepen vrijwilligers. De archiefcollecties, waarmee de vrijwilligers bezig waren, zijn gehaald uit het archief van Commissariaat Inlandse Bevolking. Er zijn ongeveer 10 vrijwilligers, die automatisch getranscribeerde archieven hebben gecorrigeerd. De volgende stap in dit project is om het getranscribeerde werk van de vrijwilligers te bekijken en te corrigeren. Hiervoor is er een redactieteam ingesteld. Dit zodat er een finale versie geproduceerd en gepubliceerd kan worden.
In 2022 zijn er meer vrijwilligers aangetrokken door het NAS. Deze groep heeft online en fysieke trainingen gevolgd om te kunnen werken met softwareprogramma ‘Transkribus’. Het was nodig dat leden van de redactie ook meededen aan de deze training die door dhr. Stuart Hofwijks werd verzorgd.
Op 7 oktober 2022 is voor de eerste keer een fysiek ‘koffie-uurtje’ georganiseerd voor de tweede groep vrijwilligers. Nadat ze hadden bijgepraat en gesproken hadden over hun uitdagingen kregen zij een rondleiding bij de sectie Studiezaal en sectie Restauratie en Conservering. Met de eerste groep vrijwilligers was het koffie-uurtje online. Zij hadden het voorrecht om een ‘sneakpeak’ te krijgen van de nieuwe website.
Het bekijken en corrigeren van de getranscribeerde documenten is momenteel in uitvoering. Intussen werd er online redactievergadering gehouden op woensdag 2 november 2022. Er werd gezamenlijk gekeken naar het archief van Commissariaat Inlandse Bevolking, toegangsnummer 1.05.11.06 scan 1 tot 70 (1-70), getranscribeerd door mevr. Jennifer Goede. De redactieleden zijn nog bezig met de correcties. Hiervan werden de eerste 5 bladzijden gecorrigeerd door de redactieleden. De redactie van de oude groep vrijwilligers bestond uit Eugenie Hofwijks, Jona van Keulen (zij heeft ook trainingen verzorgd in paleografie), Meryll Zeefuik, Olga Van ’t Noordende en Marny Daal.
Onlangs is er nog een redactieteam ingesteld bestaande uit de volgende leden: Eugenie Hofwijks, Jona van Keulen, Jolanda Pronk, José Huijberts, Rebekka Persaud en Amos Constant.
