Procedure bij de aanvraag van niet-openbare akten uit het Schaduwarchief van CBB
- De studiezaalmedewerker moet ten alle tijden letten of registers behorende tot dit archief wel of niet openbaar zijn.
- Indien een bezoeker een niet-openbaar register/fiche wens te raadplegen, moet de bezoeker daarvoor toestemming aanvragen door een voorgedrukt toestemmingsbrief in te vullen.
- Er wordt slechts toestemming verleend voor 2-3 jaren na de openbaarheidsbeperking. Voor recente jaren worden de bezoekers verwezen naar het CBB zelf.
- Het toestemmingsformulier moet volledig ingevuld worden door zowel de bezoeker als de studiezaalmedewerker.
- Pas na toestemming van de leiding van het NAS, krijgt de bezoeker inzage in een niet-opbeaar register/fiche.
- Op het toestemmingsformulier staan er enkele regels waaraan de bezoeker zich moet houden. Enkele zijn: het is niet toegestaan om foto’s te maken, overschrijven mag enz.
- De archiefvormer (CBB) heeft toestemming om ook niet-openbare registers/fiches in te kijken. Hiervoor is een schriftelijke toestemmingsbrief van de Directeur van CBB vereist.
Procedure bij de aanvraag uit het Archief van de Dienst der Domeinen
- Inzage en raadpleging uit dit archief is slechts mogelijk door schriftelijke toestemming van het Hoofd van Domeinen.
- In geval er schriftelijke toestemming is, worden de persoonlijke gegevens van de aanvrager gecontroleerd.
- Het is niet toegestaan dat er toestemming wordt gegeven aan persoon X en dat persoon Y het onderzoek komt doen. De archieven worden slechts gehaald voor de persoon die toestemming heeft gekregen.
- Assisteren door derden is wel toegestaan, mits de persoon aan wie toestemming is verleend ook aanwezig is.
- Indien er toestemming is gegeven, maar het archiefstuk is zwaar beschadigd wordt zo een archief niet afgestaan aan de bezoeker. De bezoeker wordt hiervan op de hoogte gesteld.
- Onderzoek geschiedt door de bezoeker zelf.
- Het toestemmingsformulier is een maand geldig.
Procedure bij de aanvraag van Rechterlijke archieven (Hof van Justitie / Kantongerechten)
- De aanvragen voor het lichten en raadplegen van stukken uit de rechterlijke archieven (Hof van Justitie en Kantongerechten), kunnen alleen met schriftelijke toestemming van de Griffier van het Hof van Justitie.
- Indien zij als archiefvormer stukken aanvragen, wordt er een schriftelijk verzoek meegstuurd met de bode.
- De bode dient zich te legitimeren en worden de stukken voor hem gelicht.
- Deze stukken worden geregistreerd door de studiezaal medewerker in een daarvoor bestemd logboek.
- Zowel de bode als de studiezaalmedewerker tekenen voor het meenemen en terugbezorgen van de stukken.
- Bij terugbezorging worden de stukken teruggelegd door de depotmedewerker.
- Indien het een aanvraag van een bezoeker/onderzoeker betreft, dan worden zij verwezen naar de Griffier voor schriftelijke toestemming.
- Stukken uit dit archief zijn tot en met het jaar 1900 bij wet openbaar gesteld. Hiervoor hoeft er geen toestemming gevraagd te worden.